Genomförande av projekten
Projekten måste genomföras under den tid som anges i statsunderstödsbeslutet i enlighet med projektplanen. Understödet får endast användas till de utgifter som anges i projektplanen.
Ansvariga personer och rapportering
Mottagaren av understöd ska utse en projektansvarig och en kontaktperson för projektet. Den projektansvariga ska ha firmateckningsrätt i den organisation där projektet genomförs.
Mottagaren av understöd är skyldig att lämna information om hur projektet framskrider, dess kostnader och hur projektmålen uppfylls till THL eller en revisor som bemyndigats av THL. Mottagaren av understöd rapporterar till THL om hur projektet framskrider genom delredovisningar och ansökningar om utbetalning och fyller i en slutredovisning när projektet har avslutats.
Om det sker ändringar i tidsplanen eller kostnadskalkylen ska ett ändringsförslag skickas till THL via det elektroniska systemet omedelbart när ändringsbehovet uppstår.
Ledningsgrupp
Man måste också utse en ledningsgrupp för projektet. Finansiären reglerar inte ledningsgruppens sammansättning och uppgifter. Det är ändå bra om ledningsgruppen behandlar projektets framskridande och i någon mån även följer upp projektets ekonomi.
I ledningsgruppen kan det ingå experter och representanter för intressenter. Utvecklingschefen som koordinerar administrationen av anslagen för hälsofrämjande tas med i ledningsgruppen och får kallelser till ledningsgruppens möten.
THL:s experter representeras inte automatiskt i ledningsgruppen, men man kan be om en expertrepresentant till ledningsgruppen. Begäran om representation kan skickas till THL:s registreringskontor och den riktas till planeringsenheten.
Registreringskontor och arkiv (Tjänster)
Ekonomiförvaltning och granskning
Mottagaren av understöd är skyldig att granska och godkänna fakturor behörigt samt att följa upp utfallet av kostnadskalkylen. Projektets bokföring ska separeras från mottagarens övriga bokföring tillräckligt tydligt. Alla intäkter och kostnader för projektet ska bokföras på samma kostnadsställe enligt bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997). Mottagaren av understöd ska spara projektets bokföring och enskilda verifikationer i minst tio år efter utbetalningen av statsunderstödet eller dess sista delpost. THL och/eller en utomstående revisor som bemyndigats av THL har rätt att granska projektets bokföring och förvaltning i mottagarens lokaler. Varje år granskas några projekt i detalj av en utomstående revisor.
Mer information om godtagbara kostnader
Betalning av understöd
Man ansöker om understöd genom att fylla i en ansökan om utbetalning i det elektroniska systemet för projektadministration. I ansökan om utbetalning ska man kort beskriva hur projektet framskrider och meddela de realiserade kostnaderna under en viss period i förhållande till den planerade budgeten. Till ansökan bifogar man ett utdrag ur huvudboken på verifikationsnivå undertecknat och daterat av huvudbokföraren eller en annan ekonomiansvarig. Verifikationerna behöver dock inte vara i original. THL fattar beslut om ansökan och därefter kan anslaget betalas ut.
Understöd kan även betalas ut i förskott av nödvändiga orsaker som beror på projektets verksamhet. Förskottsbetalning är dock alltid ett specialfall och som förskott beviljas högst ett belopp som motsvarar kostnaderna för sex månader. Motiveringarna till förskottsbetalning ska anges i den ansökan om utbetalning med vilken man ansöker om förskott.
Utbetalningsplan
Ansökan om utbetalning för projektets kostnader ska lämnas in minst en gång per år. Sedan 2018 anges de ungefärliga förfallodagarna för ansökningarna i villkoren för understöd som skickas till projekten. När ansökan om utbetalning har kommit in till THL är handläggningstiden cirka en månad. Tiden beror till exempel på hur många kompletteringar som måste begäras av sökanden i efterhand.
Elektronisk administrering
Ändringsansökningar och ansökningar om utbetalning för projekten och all kommunikation sker i det elektroniska systemet för projektadministration.
