Taloussuunnittelu

Hyväksyttävät kulut

Rahoituksen saaneet hankkeet saavat valtionavustuspäätöksen mukana valtionavustusehdot, joissa eritellään avustukseen hyväksyttävät kulut ja muut hankehallinnointiin liittyvät menettelytavat. Tällä sivulla esitellään hyväksyttäviä kuluja pääpiirteittäin.

Valtionavustusta maksetaan hankkeen toteuttamisesta aiheutuneisiin, hankesuunnitelmassa hyväksyttyihin kustannuksiin. Avustusta haetaan vähintään kerran vuodessa sähköisellä maksatushakemuksella. Kustannusten tulee olla kohtuullisia suhteessa hankkeen laajuuteen ja toteuttamiseen.

Henkilöstökustannukset

Yleiskustannukset (hallintokulut)

Aineisto-, tarvike- ja raportointikulut ja matkakulut

Arvonlisäverokustannukset ja alihankkijoiden käyttö

Mitä ei hyväksytä?

Omarahoitusosuus ja muut rahoituslähteet

Henkilöstökustannukset

Palkkiot ja palkat hyväksytään siltä osin, kun ne suoraan liittyvät hankkeen toteuttamiseen. Tällöin ei hyväksytä esimerkiksi äitiys- ja vanhempainvapaista aiheutuvia kustannuksia.

Henkilösivukuluina hyväksytään lakisääteiset eläkemaksut, sosiaaliturvamaksut ja tapaturmavakuutusmaksut sekä työterveyshuolto. Henkilösivukulut raportoidaan suorina tai laskennallisina kuluina. Laskennallisuutta käytettäessä laskentaperuste (mistä kuluista ja millä periaatteella) on osoitettava ja raportoitaessa kuluerät on poistettava pääkirjalta. Loma-ajan palkat, lomarahat ja lomakorvaukset voidaan kohdentaa hankkeelle tehdyn työajan suhteessa hankkeen toteutusajalta.

Hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien tehtyjen työtuntien on oltava riittävällä ja luotettavalla tavalla todennettavissa ajantasaisesta työaikakirjanpidosta tai muusta työajanseurannasta. Työajanseurannasta tulee käydä ilmi kuukausittaisen työajan jakautuminen hanke- ja perustyön välillä työntekijäkohtaisesti. Työajanseuranta on allekirjoitettava työntekijän ja työnantajan toimesta. Ylitöistä syntyneitä kuluja ei hyväksytä. 

Yleiskustannukset (hallintokulut)

Yleiskustannukset saavat olla enintään 15 prosenttia kokonaiskuluista. Yleiskustannuksiin voidaan sisällyttää hankkeen työntekijöiden lounassetelikulut ja koulutuskulut niiltä osin, kun ne liittyvät rahoitettavaan hankkeeseen, eikä niitä voida rahoittaa hankkeeseen kohdistuvalla muulla rahoituksella. Yleiskustannuksia voivat olla muun muassa postitus, tietoliikenne, kopiointi- ja puhelinkulut. Työnohjausta ei hyväksytä.

Hankkeen sisällöllisen toteuttamisen kannalta välttämättömät todelliset tilavuokrat hyväksytään suorina kustannuksina, mikäli ne sisältyvät hankesuunnitelman kustannusarvioon.

Henkilöstösivukulujen ja yleiskustannusten osalta hyväksytään kulujen laskennallisuus, kunhan laskentaperuste osoitetaan ja kulut ovat lakisääteisiä.

Aineisto-, tarvike- ja raportointikulut ja matkakulut

Hyväksyttäviä kuluja ovat hankkeeseen suoraan liittyvät aineisto-, tarvike-, raportointi-, matka- ja ostopalvelukulut.

Hankkeessa voidaan vuokrata tai hankkia erilaisia laitteita, mikäli ne on mainittu ja hyväksyttävällä tavalla perusteltu hankesuunnitelmassa. Yleissääntönä on, että tarvittavat laitteet hankitaan hankkeen ensimmäisenä toimintavuonna.

Matkat korvataan halvinta matkustustapaa käyttäen, ellei muusta ole erikseen sovittu. Oman auton käytöstä syntyneet kulut korvataan perustellusta syystä. Päivärahat korvataan enintään verohallituksen voimassaolevan päätöksen mukaisesti. Lähtökohtaisesti ulkomaanmatkoja ei hyväksytä. Hankkeen etenemiselle välttämättömistä ulkomaan matkoista on oltava selvitys jo hankesuunnitelmassa. Ulkomaanmatkoista korvataan pääsääntöisesti yhden henkilön matkakulut.

Ostopalvelut on hankittava julkisista hankinnoista annetun lain (1397/2016) ja saadun valtionavustuspäätöksen mukaisesti. Myös pienhankintojen (20 000‒59 999 euron suuruusluokan hankinnat) osalta vaaditaan kevyempää kilpailutusta. Tällaisten hankintojen osalta tulee pyytää vähintään 3-5 toimittajalta tarjoukset. Myös pienhankintoja koskevat tarjouskilpailun eri vaiheissa (esim. tarjouspyyntö, tarjousten käsittely, hankintapäätös) hankintalain yleiset periaatteet eli avoimuus, tasapuolisuus, syrjimättömyys ja suhteellisuuden vaatimus.

Arvonlisäverokustannukset ja alihankkijoiden käyttö

Arvonlisäverokustannuksina voidaan hyväksyä vain ne maksetut arvonlisäverot, jotka jäävät hankkeen lopullisiksi kustannuksiksi ja joita avustuksen saaja ei voi vähentää omassa verotuksessaan tai joista avustuksen saaja ei voi saada palautusta. 

Avustuksen saaja ei saa käyttää alihankkijaa hankkeen toteutuksessa ellei alihankkijan käyttö sisälly hankkeen hankesuunnitelmaan. Alihankkijoita koskevat valtionavustuspäätöksen ehdot.

Mitä ei hyväksytä?

  • Tilojen varustamis-, korjaus- ja perusparannuskustannukset
  • Ylitöistä aiheutuvat kustannukset
  • Äitiys- ja vanhempainvapaista aiheutuvat palkkakustannukset (ns. tehoton työaika)
  • Ohjausryhmän palkkiot
  • Varhaiseläkemaksut ja muut työnantajan vapaaehtoiset vakuutusmaksut
  • Opinnäytetyöt
  • Lahjakortit
  • Toiminta, johon avustuksensaaja saa valtionosuutta tai muuta julkista rahoitusta
  • Työnohjauskustannukset, jollei työnohjaus ole hankkeen toimintaan suoraan kuuluva kulu

Omarahoitusosuus ja muut rahoituslähteet

Terveyden edistämisen määrärahaa haettaessa on ilmoitettava hankkeen kokonaiskustannukset. Tämä tarkoittaa siis, että hanke-ehdotuslomakkeessa eritellään terveyden edistämisen määrärahasta haettava osuus, organisaation oma rahoitus sekä muualta saatu tai haussa oleva rahoitus.

Hankkeen toteuttajan tulee osoittaa hankkeeseen omaa rahoitusta. Valtionavustuslaki (688/2001, 6 §) määrittelee, että valtionavustus ei saa kattaa valtionavustuksen kohteena olevasta toiminnasta tai hankkeesta aiheutuvien kokonaiskustannusten täyttä määrää, jollei valtionavustuksen myöntämisen tavoitteiden saavuttamiseksi välttämättömistä ja perustelluista syistä muuta johdu. Laki ei määrittele omarahoitusosuuden suuruutta. Sen suuruus on terveyden edistämisen määrärahahankkeissa tavallisesti noin 10-20 prosenttia kokonaiskustannuksista. Vain perustelluista syistä hanketta voidaan rahoittaa täysimääräisesti. Perustelut on esitettävä hankehakemuksessa.

Omarahoitukseen hyväksytään samoja kustannuksia kuin mitä avustuksella maksettaviin kustannuksiin. Omarahoitusosuutta voi olla täten esimerkiksi hankkeeseen työtä tekevien palkkakustannukset, tilavuokrat, puhelinkulut ja muut hallintokulut. Omarahoitusosuus tulee olla kirjattuna hankkeen kirjanpitoon, kuten hankkeen muutkin kulut.

Myös muiden rahoituslähteiden ilmoittaminen on tärkeää, ja hanke-ehdotuksessa on ilmaistava, millä varmuudella rahoitusta saadaan muista rahoituslähteistä. Valtionavustuslain (688/2001) 7 § edellyttää, että valtionavustusta jakava viranomainen harkitsee avun tarpeellisuutta suhteessa hakijan muuhun julkiseen tukeen sekä kohteena olevan hankkeen laatu ja laajuus huomioiden.