Hallinnointi

Hankkeiden hallinnointi
Taloushallinto ja tarkastaminen
Avustuksen maksaminen
Maksatusaikataulu
Sähköinen hallinnointi

Hankkeiden hallinnointi

Hankkeet on toteutettava valtionavustuspäätöksessä mainittuna aikana hankesuunnitelman mukaisesti. Avustusta saa käyttää ainoastaan hankesuunnitelman mukaisiin menoihin.

Avustuksensaajalla tulee olla hankkeelle nimetty vastuuhenkilö ja yhteyshenkilö. Vastuuhenkilöllä tulee olla nimenkirjoitusoikeus hankkeen toteuttajaorganisaatiossa.

Hankkeelle on myös nimettävä ohjausryhmä. Ohjausryhmän kokoonpanosta ja tehtävistä ei ole säädelty erikseen rahoittajan toimesta. Ohjausryhmässä on kuitenkin hyvä käsitellä hankkeen etenemistä ja jonkun verran seurata myös hankkeen taloutta. Ohjausryhmään voi kuulua asiantuntijoita ja sidosryhmien edustajia. Terveyden edistämisen määrärahojen hallinnointia koordinoiva kehittämispäällikkö liitetään osaksi ohjausryhmää ja hänelle välitetään kutsut ohjausryhmän tapaamisista. Lisäksi THL:n asiantuntijaedustusta ei automaattisesti ohjausryhmään tule, mutta halutessaan ohjausryhmään voi pyytää asiantuntijaedustajaa. Edustuspyynnön voi lähettää THL:ssä kirjaamoon, ja se osoitetaan suunnitteluyksikölle.

Avustuksensaajalla on velvollisuus antaa tietoja hankkeen edistymisestä, kustannuksista ja asetettujen tavoitteiden toteutumisesta THL:lle tai sen valtuuttamalle tarkastajalle. Avustuksensaaja raportoi THL:lle hankkeen etenemisestä väliselvitysten ja maksatushakemusten muodossa sekä täyttää hankkeen päätyttyä loppuselvityksen.

Mikäli suunniteltuihin aikatauluihin, toteutukseen tai kustannusarvioon tulee muutoksia, niistä tehdään muutosesitys THL:lle sähköisen järjestelmän kautta heti, kun muutostarve ilmenee.

Taloushallinto ja tarkastaminen

Avustuksensaajan velvollisuutena on asianmukaisesti tarkastaa ja hyväksyä laskut ja seurata kustannusarvion toteutumista. Hankkeen kirjanpito on eriytettävä avustuksensaajan muusta kirjanpidosta riittävän selkeästi. Hankkeen tulot ja menot on kirjattava kirjanpitolain (1336/1997) edellyttämällä tavalla samaan kustannuspaikkaan. Avustuksensaajan tulee säilyttää hankkeen kirjanpito ja yksittäiset tositteet arkistoituna vähintään kymmenen vuotta valtionavustuksen tai sen viimeisen erän maksamisesta. THL:lla ja/tai sen valtuuttamalla ulkopuolisella tarkastajalla on oikeus tarkastaa hankkeen kirjanpitoa ja hallintoa avustuksensaajan tiloissa. Vuosittain tarkastetaan yksityiskohtaisesti muutamia hankkeita ulkoisen tarkastajan toimesta.

Lisää tietoa hyväksyttävistä kustannuksista

Avustuksen maksaminen

Avustusta haetaan täyttämällä maksatushakemus sähköisessä hankehallintojärjestelmässä. Maksatushakemuksissa kuvataan lyhyesti hankkeen eteneminen ja ilmoitetaan tietyllä ajanjaksolla toteutuneet kulut suhteessa suunniteltuun budjettiin. Hakemukseen liitetään sekä pääkirjanpitäjän tai muun taloudenpidosta vastaavan henkilön allekirjoittama ja päiväämä ote pääkirjasta tositetasolla, ei kuitenkaan alkuperäisiä tositteita, sekä hankkeen tuloslaskelma. THL tekee maksatushakemuksesta päätöksen, jonka jälkeen avustus voidaan maksaa.

Hankkeen toiminnasta johtuvista välttämättömistä syistä avustusta voidaan maksaa myös ennakkoon. Ennakon maksaminen on kuitenkin aina erityistapaus ja ennakkona myönnetään maksimissaan kuuden kuukauden kuluja vastaava summa. Perustelut ennakon maksamiselle on esitettävä maksatushakemuksessa, jolla ennakkoa haetaan.

Maksatusaikataulu

Hankkeessa syntyneiden kulujen maksatus tulee hakea maksuun vähintään kerran vuodessa. Hakemuksien ohjeelliset eräpäivät ilmenevät hankkeille toimitettavista avustusehdoista. Kun maksatushakemus on saapunut THL:een sen käsittelyaika on noin kuukausi riippuen esimerkiksi siitä, miten paljon mahdollisia täydennyksiä joudutaan pyytämään hakijalta jälkikäteen.

Sähköinen hallinnointi

Hankkeiden muutosilmoitukset, maksatushakemukset ja kaikki viestinvaihto tapahtuu sähköisessä hankehallinnointijärjestelmässä.

Sähköinen hallinnointijärjestelmä

Tietosuojailmoitus: Näin käsittelemme järjestelmään rekisteröityneiden tietoja.