Rokotusten kirjaaminen

Asetuksen 149/2017 mukaan rokottavan tahon tulee merkitä rokotukset potilasasiakirjaan joko rokotusten seurantalomakkeelle tai vastaavaan kohtaan sähköisessä potilastietojärjestelmässä.

Kun rokotetiedot kirjataan tarkasti ja yhtenäisillä kansallisilla luokituksilla, ne tallentuvat oikein sekä Potilastiedon arkistoon Kanta-palvelussa että THL:n valtakunnalliseen rokotusrekisteriin. 

On tärkeää, että rokotukset kirjataan saman tien tai mahdollisimman pian. Tällä vähennetään esimerkiksi riskiä, että sama rokote annetaan vahingossa tarpeettomasti uudestaan.

Tällä sivulla

Miten kirjaan ja tilastoin rokotuksen?

Rokotustiedot kirjataan rakenteisesti joko 

  • jatkuvan potilaskertomuksen näkymään Ennaltaehkäisy (preventio) -otsikon alle tai 
  • suoraan Rokotukset -näkymälle (RKT) 

Rokotukset on kirjattava rakenteisessa muodossa sellaiseen potilastietojärjestelmään, josta tieto voidaan poimia valtakunnalliseen rokotusrekisteriin osana Hilmo-tiedonkeruuta.

Rokotuksesta pitää kirjata:

  • rokotteen antamispäivämäärä
  • rokotevalmisteen nimi eli kauppanimi
  • rokotteen eränumero
  • pistoskohta
  • rokotustapa
  • rokottaja
  • rokoteannoksen järjestysnumero (tietyissä tilanteissa).  

Käytä kirjauksessa seuraavia lyhenteitä tai valitse valikosta:

Pistoskohta:

  • OO = oikea olkavarsi
  • OR = oikea reisi
  • VO = vasen olkavarsi
  • VR = vasen reisi
  • MUU = muu pistoskohta

Rokotustapa:

  • ID = ihonsisäisesti
  • IM = lihaksensisäisesti
  • SC = ihonalaisesti
  • PO = suun kautta
  • IN = nenänsisäisesti
  • MUU = muu antotapa

Muista erityisesti nämä asiat:

  • Kirjaa rokote rakenteisessa muodossa potilastietojärjestelmään
    • Kirjaa annettu rokote oikealle henkilölle
    • Tee kirjaukset samana päivänä kun rokotus on annettu. 
  • On tärkeää, että kirjaat rokotukset heti tai mahdollisimman pian. Näin vähennetään esimerkiksi riskiä, että sama rokote annetaan vahingossa tarpeettomasti uudestaan. 
  • Kirjaa rokotteen eränumero sille varattuun paikkaan. 
    • Eränumero löytyy pahvisesta rokotepakkauksesta kohdasta LOT/ Batch tai Erä/ Sats. 
    • Rokotepakkauksen eränumeron kirjaaminen on osa rokotevalmisteiden laadunvarmistusta ja turvallisuusseurantaa. Eränumeron avulla voidaan tunnistaa jälkikäteen, mistä rokote-erästä rokote on peräisin. 
    • Rokote tunnistetaan valtakunnallisessa rokotusrekisterissä ensisijaisesti eränumeron perusteella. 
  • Kirjaa rokotevalmisteen nimi eli kauppanimi
    • Useimmiten kauppanimi löytyy potilastietojärjestelmästä valmiiksi esimerkiksi pudotusvalikosta tai fraaseista. 
  • Kirjaa annoksen järjestysluku rokotussarjaan kuuluvasta rokotuksesta.
    • Järjestysluku kertoo, monesko annos on kyseessä.
    • Järjestysluku pitää kirjoittaa kokonaisena numerona. 
    • Kauttaviivoja ei saa käyttää. 
    • Kenttään ei saa kirjoittaa mitään muita merkintöjä. 
    • Järjestyslukua ei tarvitse kirjata, jos kyseessä on tehosteannos tai muu kertaluontoinen rokotus. Jos potilastietojärjestelmä kuitenkin vaatii järjestysluvun, voit kirjata järjestysluvuksi 1. Tällöin voit kirjata lisätietokenttään esimerkiksi sanan tehoste. Tämä ohje koskee myös koronarokotteita. 
  • Kirjaa rokotteen antopäivämäärä ja antaja.
  • Tilastoi rokotustapahtuma käynniksi potilastietojärjestelmän ohjeiden mukaisesti.
    • Muista tilastoida rokotustapahtuma myös silloin, kun rokotus annetaan lääkärikäynnillä tai sen yhteydessä
    • Rokotustapahtuman tilastointi on edellytys sille, että rokotus siirtyy Valtakunnalliseen rokotusrekisteriin ja että rokotustieto näkyy Kanta-arkistossa.
  • Merkitse käynti toteutuneeksi, jos potilastietojärjestelmä sitä edellyttää.

Voit halutessasi kirjata lisätietoja rokotustapahtumasta vapaamuotoisena tekstinä Lisätietoa rokotuksesta -kohtaan. 

Rokotuksia ei saa kirjata ja tilastoida: 

  • potilastietojärjestelmän esikatselutila –näkymässä
  • toimistotyönä
  • avustavana suoritteena. 

Usein kysyttyä rokotusten kirjaamisesta

Perusterveydenhuollon avohoidon hoitoilmoitus (Avohilmo)

Rokotuksen kirjaaminen ja tilastointi erityistilanteissa

Muualla annettujen rokotusten kirjaaminen terveyskeskuksessa

Joskus kansallisen rokotusohjelman rokotteita tai niitä vastaavia rokotteita ja tutkimusrokotteita annetaan toimipaikassa, jossa ei ole potilastietojärjestelmää tai järjestelmässä ei ole mahdollisuutta rakenteiseen kirjaamiseen. Tässä tapauksessa rokotustiedot on toimitettava tallennettavaksi hyvinvointialueen potilastietojärjestelmään. Rokotustietojen tulee löytyä myös toimipisteestä, jossa rokotus on annettu.  

Rokotuksen tietosisällössä on erillinen kohta, johon kirjataan rokotteen antaja. Näin voidaan erottaa rokottaja ja kirjauksen tekijä. 

Aikaisempien rokotustietojen kirjaaminen 

Jos rokotevalmisteen nimeä ei tiedetä, voidaan rokotus kirjata THL – Rokotteet -luokituksen mukaisella luokan nimellä, esimerkiksi poliorokote. Näissä tapauksissa ATC-koodia ja sen mukaista nimeä ei ole välttämätöntä kirjata. 

Aikaisemman rokotustiedon merkintään ei myöskään tarvitse kirjata rokotepakkauksen yksilöintitunnistetta, eränumeroa, rokotustapaa, pistoskohtaa eikä rokotuksen antajaa.

Rokotus kirjataan todellisen rokotuspäivämäärän mukaisesti. Jos tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, rokotuksen antoajankohdan voi myös kirjata esimerkiksi vuosilukuna. 

Vaikka aikaisempien rokotteiden tietoja kirjattaisiinkin epätarkemmin kuin annettavien rokotteiden, ne on hyvä saada mukaan valtakunnallisiin rokotustietojen yhteenvetoihin. Näin mahdollisimman kattava tieto henkilön rokotesuojasta on saatavilla yhdestä paikasta.

Tutkimusrokotteen kirjaaminen

Tutkimusrokotteille on oma tietorakenne. Näin voidaan tunnistaa, että kyseessä on tutkimusvalmiste.

Tutkimusrokotteelle ei ole pakollista kirjata nimeä, mutta siitä pitää kirjata tutkimusrokotteen tunnus.

  • Kirjaat tutkimusrokotteesta saatavilla olevat tiedot rakenteisesti potilastietojärjestelmään. 
  • Kirjaat rokotukset todellisen rokotuspäivän mukaisesti, ei esimerkiksi kirjaamispäivän tai vastaanottokäynnin päivämäärän mukaisesti.
  • Merkitset rokottajaksi rokotuksen antajan.

Rokotusten tilastointi erityistilanteissa

Rokotustiedot tilastoidaan käynnin yhteydessä potilastietojärjestelmän ohjeiden mukaisesti niin, että rokotustiedot siirtyvät potilastiedon arkistoon ja Avohilmo -poiminnassa valtakunnalliseen rokotusrekisteriin.

Jos rokotukset kirjataan käynnin ulkopuolella, rokotustiedot tilastoidaan yhteystapa -luokituksella ”R72 Asiakkaan asian hoito” tai asiakirjamerkintänä ilman asiakasta. 

Mitä hyötyä on rokotusten kirjaamisesta ja tilastoinnista?

Huolellinen kirjaaminen ja kattava tiedonsiirto ovat edellytyksiä sille, että tiedot rokotuksista tallentuvat Potilastiedon arkistoon ja siirtyvät valtakunnalliseen rokotusrekisteriin.  Rokotustiedot poimitaan rokotusrekisteriin suoraan potilastietojärjestelmistä. 

Rokotustiedot siirtyvät vain, jos rokotustapahtuma on tilastoitu oikein. 

Potilastiedon arkistosta rokotustiedot ovat sekä kansalaisten että tietyin edellytyksin terveydenhuollon toimijoiden käytettävissä. 

Kun rokotukset on kirjattu oikein 

  • rokotettu tietää, mitä rokotteita hän on saanut
  • rokotetun huoltaja tietää, mitä rokotteita lapsi on saanut 
  • rokotustiedot ovat terveydenhuollon käytettävissä
  • alueellisia kattavuustietoja voidaan käyttää esimerkiksi rokotustoiminnan kehittämiseen, rokotteiden jakelun suunnitteluun ja paikallisen epidemiariskin arvioimiseen
  • THL voi seurata ja arvioida kansallisen rokotusohjelman ja rokotusten kattavuutta, vaikuttavuutta ja turvallisuutta. 

Annetut rokotukset on hyvä merkitä myös rokotettavalle annettavaan terveyskorttiin, kansainväliseen rokotuskorttiin tai lapsuusiän terveyskorttiin.

Rokotusten kirjaamiseen liittyvä lainsäädäntö

Terveydenhuollon organisaation tulee tallentaa rokotustiedot Potilastiedon arkistoon. Asetuksen 165/2012 mukaisesti rokotusten on pitänyt olla tiedonhallintapalvelussa 1.9.2016 lähtien. 

Muualla verkossa

Hilmo-oppaassa määritetään ja ohjeistetaan myös rokotusten kirjaamista:
Hilmo – Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitus 2020: Määrittely ja ohjeistus (Julkari)