Dokumentering av vaccinationer

Enligt förordning 149/2017 ska den vaccinerande instansen anteckna vaccinationerna i journalhandlingarna antingen på en uppföljningsblankett för vaccinationer eller på motsvarande ställe i ett elektroniskt datasystem. 

Vaccinationsuppgifterna registreras korrekt i både Patientdatasystemets arkiv i Kanta-tjänsten och i THL:s nationella vaccinationsregister enbart om de antecknas korrekt och enligt enhetlig nationell klassificering. 

Det är viktigt att vaccinationen dokumenteras omedelbart eller så fort som möjligt. På så sätt minimeras till exempel risken att samma vaccin av misstag och i onödan ges på nytt.

På den här sidan

Hur dokumenterar och registrerar jag en vaccination?

Vaccinationsuppgifterna dokumenteras i strukturerad form antingen

  • i den fortlöpande patientjournalens fönster Förebyggande vård (prevention) eller
  • direkt i fönstret för Vaccinationer (RKT)

Vaccinationer ska dokumenteras som strukturerad data i ett sådant patientdatasystem, varifrån uppgifterna kan överföras till det nationella vaccinationsregistret som en del av  Hilmo-datainsamlingen 

Följande uppgifter om vaccinationen skall antecknas:

  • vaccinationsdatum
  • vaccinets namn d.v.s. handelsnamnet
  • vaccinets satsnummer
  • injektionsställe
  • administreringssätt
  • vaccinatör
  • vaccindosens ordningsföljd (i vissa situationer)

Använd följande förkortningar:

Injektionsställe: 

  • OO = höger överarm
  • OR = höger lår
  • VO = vänster överarm
  • VR = vänster lår
  • MUU = annat injektionsställe 

Vaccinationssätt:

  • ID = intradermalt
  • IM = intramuskulärt
  • SC = subkutant
  • PO = peroralt
  • IN = intranasalt
  • MUU = annat administreringssätt

Det är speciellt viktigt att minnas följande:

  • Dokumentera vaccinationen som strukturerad data i patientdatasystemet
    • Dokumentera det givna vaccinet till rätt person
    • Gör dokumentationen samma dag som vaccinet har getts
  • Det är viktigt att du dokumenterar vaccinationen genast eller så fort som möjligt. På så sätt minimeras till exempel risken att samma vaccin av misstag ges på nytt i onödan.
  • Dokumentera vaccinets satsnummer i det fält som reserverats för ändamålet.
    • Satsnumret finns på vaccinets pappförpackning vid ordet LOT/Batch eller Erä/Sats 
    • Dokumentationen av vaccinförpackningens satsnummer utgör en viktig del av vaccinpreparatens kvalitetssäkring och säkerhetsuppföljning. Med hjälp av stasnumret kan man senare identifiera viken vaccinsats vaccinet tillhörde.
    • Vaccinet identifieras i det nationella vaccinationsregistret i första hand med hjälp av stasnumret.
  • Dokumentera vaccinpreparatets namn d.v.s. handelsnamn
    • De flesta handelsnamn finns färdigt namngivna i patientdatasystemet t.ex. i drop-down menyn eller i fraserna.
  • Dokumentera vaccindosens ordningsföljd då vaccinet ingår i en vaccinationsserie 
    • Ordningstalet anger vilken dos i ordningen det gäller.
    • Ordningstalet skall skrivas ut som ett helt tal.
    • Man får inte använda snedstreck. 
    • Inga andra anteckningar får göras i fältet. 
    • Ordningstalet behöver inte dokumenteras om det är fråga om en boosterdos eller annan vaccination av engångskaraktär. 
  • Dokumentera vaccinationsdatumet och vem som har gett det.
  • Registrera vaccinationen som ett besök i patientdatasystemet enligt instruktionerna.
    • Kom ihåg att registrera vaccinationen också i det fallet att vaccinet ges vid ett läkarbesök eller i samband med detta. 
    • Bara om vaccinationstillfället har registrerats kan uppgifterna om vaccinationen överförs till det nationella vaccinationsregistret och vaccinationsuppgifterna hittas i Kanta-arkivet. 
  • Anteckna att besöket genomförts, om patientdatasystemet kräver det.

Du kan vid behov fritt dokumentera ytterligare information om vaccinationstillfället under punkten Tilläggsuppgifter om vaccinationen.

Vaccinationer ska inte dokumenteras eller registreras 

  • i patientdatasystemets förhandsgranskningsfönster
  • som kansliarbet
  • som assisterande prestation. 

Vanliga frågor om registrering av vaccinationer

Anmälan om öppen primärvård (Avohilmo, på finska)

Dokumentation och registrering av vaccinationer i specialfall

Dokumentationen av vaccinationer som getts på ett annat ställe

Ibland kan vaccinen i det nationella vaccinationsprogrammet, vaccin som motsvarar dessa och forskningsvaccin ges vid verksamhetsställen där det inte finns ett patientdatasystem eller där det inte finns möjlighet att dokumentera vaccinationer som strukturerad data i systemet. I detta fall ska uppgifterna om vaccinationen lämnas för att dokumenteras i patientdatasystemet vid en hälsovårdscentral. Uppgifterna om vaccinationen ska också finnas vid den verksamhetsenhet där vaccinet getts. 

Vaccinatören dokumenteras under en separat punkt i datainnehållet för vaccinationen. På så sätt är det möjligt att särskilja vaccinatören och den som dokumenterat vaccinationen. 

Dokumentation av tidigare vaccinationsuppgifter

Om det inte finns information om vaccinpreparatets namn kan vaccinationen dokumenteras enligt det gruppnamn som anges i klassificering på THL-vaccinationer-sidan, t.ex. vaccin mot polio. I dessa fall är det inte nödvändigt att dokumentera ATC-koden och motsvarande namn.

Vid dokumentation av tidigare vaccinationsuppgifter behöver man inte dokumentera vaccinförpackningens individuella identifieringskod, satsnummer, administreringssätt, injektionsställe eller vaccinatör.

Datumet då vaccinationen verkligen utförts skall dokumenteras. Om man inte vet exakt vaccinationsdatum kan man i stället dokumentera t.ex. årtalet. 

Trots att de tidigare givna vaccinationerna kanske inte kan dokumenteras lika exakt som vaccinationerna som ges för närvarande är det viktigt att få med informationen om dem i nationella sammanställningarna om vaccinationer. Då har man på ett och samma ställetillgång till så heltäckande information som möjligt om en enskild personens vaccinationsskydd. 

Dokumentation av forskningsvaccin

Det finns en egen datastruktur för forskningsvaccin.  På så sätt är det möjligt att identifiera att det är fråga om ett studiepreparat.

Det är inte obligatoriskt att dokumentera forskningsvaccinets namn men man måste dokumentera forskningsvaccinets identifieringskod.

  • Dokumentera de uppgifter som finns tillgängliga om forskningsvaccinet som strukturerad data i patientdatasystemet. 
  • Dokumentera vaccinationerna enligt den verkliga vaccinationsdagen, inte till exempel enligt dokumenteringsdagen eller datumet för lbesöket.
  • Ange den som gett vaccinet som vaccinatör.

Registrering av vaccinationer vid särskilda situationer

Vaccinationsuppgifterna registreras i anslutning till besöket enligt patientdatasystemets anvisningar så att uppgifterna om vaccinationen överförs till Patientdataarkivet och via Avohilmo-överföringen till det nationella vaccinationsregistret.

Om vaccinationerna dokumenteras utanför själva besöket, ska vaccinationsuppgifterna registreras med klassifikationen för kontaktsätt ”R72 Uträttande av klientens ärende” eller med dokumentanteckning utan kontakt med klienten. 

Vilka är fördelarna med dokumentation och registrering av vaccinationerna?

Noggrann dokumentation och heltäckande dataöverföring förutsätts för att vaccinationsuppgifter ska lagras i Patientdataarkivet och överföras till det nationella vaccinationsregistret.

Vaccinationsuppgifterna överförs bara om vaccinationstillfället har registrerats rätt. 

I Patientdataarkivet är vaccinationsuppgifterna tillgängliga för medborgare och på vissa villkor för aktörer inom hälso- och sjukvården. 

Då vaccinationerna har dokumenterats rätt

  • vet den vaccinerade vilka vaccin hen har fått
  • den vaccinerades vårdnadshavare vet vilka vacciner barnet har fått
  • vaccinationsuppgifterna är tillgängliga för hälso- och sjukvården
  • regionala uppgifter om vaccinationstäckningen kan användas för att utveckla vaccinationsverksamheten, för planering av vaccindistributionen och för att uppskatta den lokala epidemirisken
  • THL kan följa upp och utvärdera det nationella vaccinationsprogrammet och vaccinationstäckningen, effekten och säkerheten.

Det är också bra att anteckna vaccinationerna på det hälsokort som ges till den vaccinerade, på ett internationellt vaccinationskort eller på det hälsokort för barn som ges till föräldrarna.

Lagstiftning som anknyter till registrering av vaccinationer

En organisation inom hälso- och sjukvården ska lagra vaccinationsuppgifterna i Patientdataarkivet. Enligt förordning 165/2012 ska vaccinationsuppgifterna finnas i informationshanteringstjänsten sedan den 1 september 2016. 

Uppdaterad: