Osallistavat toimintatavat häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa

Kulttuurisesti moninaisen väestön osallistaminen valmius- ja varautumissuunnitteluun sekä kriisin aikaiseen viestintään tukee selviytymistä häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Osallistavat toimintatavat myös vahvistavat luottamusta viranomaisiin ja lisäävät viestinnän saavutettavuutta.

Osallistavia toimintatapoja voi hyödyntää

häiriötilanteissa eli lievemmissä kriiseissä ja onnettomuuksissa, jotka voidaan hoitaa viranomaisten nykyisillä toimivaltuuksilla.
poikkeusoloissa eli valmiuslaissa määritellyissä tilanteissa, esimerkiksi erityisen vakavissa suuronnettomuuksissa tai aseellisessa hyökkäyksessä Suomeen. Poikkeusoloissa viranomaisille voidaan antaa erityisiä toimivaltuuksia.

Tältä sivulta löydät työkaluja ja menetelmiä laaja-alaisen yhteistyön toteuttamiseen, kun suunnittelet toimintaa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa.

Yhteisödialogissa ja yhteiskehittämisessä kohderyhmä osallistuu suunnitteluun

Yhteisödialogi ja yhteiskehittäminen ovat osallistavia toimintatapoja, joissa ihmiset otetaan mukaan viestinnän suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin.

Yhteisödialogi auttaa tunnistamaan ihmisten tarpeita ja toiveita. Se mahdollistaa avoimen keskustelun vakavan häiriötilanteen tai poikkeusolojen herättämistä kysymyksistä, huolista, toiveista ja peloista. Se on myös keino rakentaa, ylläpitää ja vahvistaa luottamusta eri toimijoiden välillä. Yhteisödialogin toteutustavat kannattaa aina suunnitella kohderyhmiin kuuluvien avainhenkilöiden kanssa. Dialogiin kannattaa kutsua monipuolisesti ihmisiä, esimerkiksi luotettuja avainhenkilöitä ja edustajia sekä muita yhteisöjen jäseniä. Tärkeää on muistaa vastavuoroisuus – kaikkien osapuolien on hyödyttävä yhteisödialogista.

Yhteiskehittäminen tarkoittaa esimerkiksi maahanmuuttaneiden ja vammaisten ihmisten mukaan ottamista jo viestinnän suunnitteluvaiheessa. Kun tietyn kohderyhmän tarpeita on ensin selvitetty esimerkiksi yhteisödialogien avulla, voidaan ihmisiä ottaa mukaan näihin tarpeisiin vastaavan viestinnän suunnitteluvaiheessa. Näin viestintä vastaa yhteisön todellisiin tarpeisiin ja viestintämateriaalista saadaan todennäköisemmin kulttuurisesti ja kielellisesti sopivaa. Yhteiskehittämistä on myös hyvä käyttää viestinnän vaikuttavuuden arvioinnissa.

Koronaepidemian aikana näitä menetelmiä testattiin ja käytettiin erityisesti silloin, kun viestintää kohdennettiin ihmisille, jotka puhuvat muita kuin Suomen virallisia kieliä. Vastaavasti mallia sovellettiin, kun vammaisten ihmisten kanssa kehitettiin heidän tarpeisiinsa vastaavaa viestintää. Malli soveltuu käytettäväksi monenlaisten ryhmien kanssa työskentelyyn.

Kohderyhmää kuulemalla saadaan vaikuttavampia toimenpiteitä

Turvallisuus vakavissa häiriötilanteissa -työpaja toimii menetelmänä varautumisen ja valmiussuunnittelun yhteiskehittämiseen. Työpajan tulosten avulla voidaan suunnitella ja toteuttaa ihmisten tarpeisiin vastaavaa viestintää sekä löytää keinoja varautumisen ja selviytymisen tukemiseen.

Työpajan tavoitteena on

vahvistaa ihmisten osallisuutta varautumisessa lisäämällä tietoa siitä, millaisia huolia ja kysymyksiä selviytymiseen liittyy,
edistää omatoimista ja yhteistä varautumista ihmisten näkökulmasta
vahvistaa vakavassa häiriötilanteessa ja poikkeusoloissa tarvittavaa yhteistyötä.

Sosiaalisella kuuntelulla tarkoitetaan systemaattista prosessia, jossa sosiaalisen median ja/tai sosiaalisten kontaktien kautta saatua tietoa ihmisten käsityksistä, uskomuksista ja esimerkiksi mieltä askarruttavista kysymyksistä hyödynnetään häiriötilanteiden ja poikkeusolojen viestinnän suunnittelussa ja kohdentamisessa.

Sosiaalisen kuuntelun avulla voidaan ymmärtää kohderyhmää paremmin, jolloin myös viestintää on helpompi suunnitella uskottavammaksi. Uskottava viestintä voi auttaa rakentamaan luottamusta viranomaisten ja kansalaisten välille, estää väärän tiedon leviämistä, korjata väärinkäsityksiä ja motivoida ihmisiä toimimaan ohjeistuksen mukaisesti. Sosiaaliseen kuunteluun tarvitaan tiimi, jonka tehtäviin kuuluvat aineiston kerääminen, aineiston analysointi sekä niiden pohjalta häiriötilanteiden ja poikkeusolojen viestinnän suunnittelu ja toteutus. Hyviä kumppaneita prosessin toteuttamiseen ovat esimerkiksi järjestöt, joissa työskennellään vammaisten ja maahanmuuttaneiden kanssa.

Ammattilaiset mukana kehittämistyössä

Pyöreän pöydän malli

Pyöreän pöydän tapaamisen tarkoituksena on koota yhden aiheen ääreen eri alojen ammattilaisia vahvistamaan yhteistyötä, jakamaan hyviä käytäntöjä, parantamaan tiedonkulkua ja tarjoamaan vertaistukea. Tapaamisessa kaikilla mukaan kutsutuilla toimijoilla on yhdenvertainen osallistumis- ja puheoikeus.

Esimerkiksi THL järjesti koronaepidemian aikana yhteisiä valtakunnallisia pyöreän pöydän tapaamisia maahanmuuttaneiden parissa työskenteleville sosiaali- ja terveysalan ammattilaisille sekä viestijöille. Lisäksi järjestettiin valtakunnallisia tapaamisia kulttuurista moninaisuutta edustavien järjestöjen kanssa. Tapaamisten tarkoituksena oli kartoittaa alueilla tehtyjä toimia ja tilannetta ja jakaa hyviä käytäntöjä eri toimijoiden kesken, jotta vältettäisiin päällekkäistä työtä ja saataisiin hyvät käytännöt jaettua mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti eteenpäin

Jalkautuvat palvelut

Palvelujen saavutettavuutta häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa voidaan tehostaa toteuttamalla osa palveluista niin sanottuina jalkautuvina palveluina eli palveluina, jotka menevät asiakkaan luo. Niitä voidaan toteuttaa kunnan tai hyvinvointialueen omina palveluina tai esimerkiksi yhteistyössä järjestöjen tai eri uskonnollisten yhteisöjen kanssa. Järjestöjen ja eri yhteisöjen kautta toteutetuissa palveluissa etuna on se, että niiden kautta tavoitetaan usein myös heidät, joita kunnat ja hyvinvointialueet eivät omien palveluidensa kautta tavoita.

Vinkkejä jalkautuvan työn järjestämiseen:

Suunnittele yhdessä paikallisten yhteisöjen ja toimijoiden kanssa sopivat ajankohdat, paikat ja tavoitteet jalkautuvalle työlle. Hyödynnä esimerkiksi yhteisödialogia.
Kun jalkautuvan työn toteutus on mietitty, rekrytoi sopivat jalkautuvat työntekijät. On tärkeää rekrytoida henkilöitä, joilla on tavoiteltavan ryhmän luottamus, soveltuvien kommunikointikeinojen ja kielten osaaminen (esimerkiksi viittomakielen), kulttuurinen ymmärrys ja soveltuvuus verkostotyöhön.
Suunnittele jo valmiiksi, miten raportoit jalkautuvan työn kautta nousevat tarpeet ja kysymykset, jotta tuloksia voidaan hyödyntää myös muissa palveluissa

Yhteistyö järjestöjen kanssa auttaa tavoittamaan kohderyhmän

Järjestöt voivat tukea viranomaisten työtä vakavissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa ja niihin varautumisessa. Järjestöjen kokemusasiantuntijat ovat tärkeässä roolissa palvelujen ja toiminnan kehittämisessä. Järjestöissä toimivat ihmiset tekevät edunvalvontatyötä, kouluttavat, kehittävät palveluja ja tukevat ihmisiä antamalla tietoa ja järjestämällä toimintaa.

Kulttuurisesti moninaiset yhteisöt ja järjestöt tietävät ja tuntevat usein paikallisten maahanmuuttaneiden ihmisten tarpeita, toiveita ja esimerkiksi kanavia ihmisten tavoittamiseen. Usein myös nämä toimijat koetaan yhteisöissä luotettaviksi lähteiksi tiedolle, joten tieto voi mennä vaikuttavammin perille heidän kauttaan. Paikallisesti toimivien järjestöjen tavoittamiseen kannattaa kysyä apua esimerkiksi kotoutumistyön ammattilaiselta sekä kunnan tai hyvinvointialueen järjestökoordinaattoreilta. Uskonnollisten yhteisöjen tavoittamiseksi yhteystietoja voi etsiä niiden verkkosivuilta.

Yhteistyön suunnittelussa kannattaa hyödyntää tarvittaessa tulkkia.

Kulttuurisesti moninaisissa yhteisöissä toimii paljon myös niin sanottuja avainhenkilöitä, joilla on yhteisössä mielipidevaikuttajan asema. He voivat olla esimerkiksi uskonnollisia johtajia, vaikutusvaltaisissa tehtävissä toimivia ihmisiä, sosiaalisessa mediassa aktiivisia yhteisön jäseniä tai esimerkiksi yhteisön vanhimpia. Näitä henkilöitä voi kartoittaa esimerkiksi kysymällä jo olemassa olevilta yhteistyötahoilta yhteistyön kannalta tärkeitä henkilöitä. Yhteistyö avainhenkilöiden kanssa auttaa saamaan viestin vaikuttavasti perille.

Kehitysvammaliiton, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja Kuntaliiton vuosina 2021–2023 tuottama Tulevaisuutta luomassa covid-19-kokemusten pohjalta -hankkeen päätavoitteena oli kehittää vammaisten ja maahanmuuttaneiden ihmisten selviytymistä tukevia toimintamalleja vakavissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Hanketta rahoitti Euroopan sosiaalirahasto (ESR).