Inkluderande verksamhetssätt i störningssituationer och under undantagsförhållanden
Genom att delaktiggöra den mångkulturella befolkningen i beredskapsplaneringen och kommunikationen under kriser stöder man förmågan att klara sig i störningssituationer och under undantagsförhållanden. Inkluderande verksamhetssätt stärker också förtroendet för myndigheterna och gör kommunikationen mer tillgänglig.
Inkluderande verksamhetssätt kan utnyttjas
- i störningssituationer, det vill säga lindrigare kriser och olyckor som kan hanteras med myndigheternas nuvarande befogenheter
- under undantagsförhållanden, det vill säga i situationer som definieras i beredskapslagen, till exempel vid särskilt allvarliga storolyckor eller ett väpnat angrepp mot Finland. Under undantagsförhållanden kan myndigheterna få särskilda befogenheter.
På den här sidan hittar du verktyg och metoder för ett omfattande samarbete när du planerar verksamheten i störningssituationer och under undantagsförhållanden.
I en gruppdialog och samutveckling deltar målgruppen i planeringen
Gruppdialog och samutveckling är inkluderande verksamhetssätt där människor tas med i planeringen, genomförandet och utvärderingen av kommunikationen.
Gemenskapsdialog bidrar till att identifiera människors behov och önskemål och möjliggör en öppen diskussion om de frågor, bekymmer, önskemål och rädslor som en allvarlig störningssituation eller undantagsförhållanden väcker. Det är också ett sätt att bygga upp, upprätthålla och stärka förtroendet mellan olika aktörer. Det är alltid bra att planera hur gruppdialogen ska genomföras tillsammans med nyckelpersoner som tillhör målgrupperna. Det är bra att bjuda in mångsidigt med människor, till exempel tillförlitliga nyckelpersoner och representanter samt andra medlemmar i samfunden. Det är viktigt att komma ihåg ömsesidigheten – alla parter måste ha nytta av gruppdialogen.
Samutveckling innebär till exempel att invandrare och personer med funktionsnedsättning tas med redan i planeringsskedet av kommunikationen. När behoven hos en viss målgrupp först har utretts till exempel med hjälp av gruppdialog, kan man involvera människor i planeringen av kommunikation som motsvarar dessa behov. På det här sättet svarar kommunikationen på gruppens verkliga behov och kommunikationsmaterialet blir mer sannolikt kulturellt och språkligt lämpligt. Det är också bra att använda samutveckling för att bedöma hur effektiv kommunikationen är.
Under coronaepidemin testades och användes dessa metoder särskilt när kommunikationen riktades till personer som talar andra språk än Finlands officiella språk. Modellen tillämpades också när man utvecklade kommunikationen med personer med funktionsnedsättning så att den svarar mot deras behov. Modellen lämpar sig för arbete med många slags grupper.
Effektivare åtgärder genom att höra målgruppen
Workshoppen Säkerhet vid allvarliga störningssituationer fungerar som metod för samutveckling av beredskapen och beredskapsplaneringen. Resultaten från workshoppen kan användas för att planera och förverkliga kommunikation som motsvarar människors behov och hitta sätt att stöda förberedelserna och förmågan att klara sig.
Syftet med workshoppen är att
- stärka människors delaktighet i beredskapen genom att öka kunskapen om vilka bekymmer och frågor som är förknippade med förmågan att klara sig
- främja den egna och gemensamma beredskapen ur människornas synvinkel
- stärka det samarbete som behövs i allvarliga störningssituationer och under undantagsförhållanden.
Socialt lyssnande avser en systematisk process där information som erhållits via sociala medier och/eller sociala kontakter om människors uppfattningar, föreställningar och till exempel frågor som de funderar på utnyttjas för att planera och rikta kommunikationen i störningssituationer och under undantagsförhållanden.
Genom socialt lyssnande kan man förstå målgruppen bättre, varvid det också är lättare att planera kommunikationen så att den blir mer trovärdig. Trovärdig kommunikation kan hjälpa till att bygga upp förtroende mellan myndigheterna och medborgarna, förhindra att felaktig information sprids, korrigera missförstånd och motivera människor att följa anvisningarna. För socialt lyssnande behövs ett team som samlar in material, analyserar materialet och utifrån det planerar och sköter om kommunikationen i störningssituationer och under undantagsförhållanden. Bra samarbetspartner i processen är till exempel organisationer som arbetar med personer med funktionsnedsättning och invandrare.
Yrkesutbildade personer med i utvecklingsarbetet
Rundabordsmodellen
Syftet med ett rundabordsmöte är att samla personer som är utbildade inom olika branscher kring ett ämne för att stärka samarbetet, dela god praxis, förbättra informationsgången och erbjuda kamratstöd. Vid mötet har alla inbjudna aktörer samma rätt att delta och yttra sig.
Till exempel ordnade THL under coronaepidemin gemensamma riksomfattande rundabordsmöten för yrkesutbildade personer inom social- och hälsovården och kommunikatörer som arbetar med invandrare. Dessutom ordnades riksomfattande möten med organisationer som representerar kulturell mångfald. Syftet med mötena var att kartlägga situationen och de åtgärder som vidtagits i regionerna och dela god praxis mellan olika aktörer för att undvika överlappande arbete och kunna dela god praxis så snabbt och effektivt som möjligt.
Uppsökande tjänster
Tjänsternas tillgänglighet i störningssituationer och under undantagsförhållanden kan effektiviseras genom att en del av dem genomförs som så kallade uppsökande tjänster, det vill säga tjänster som tillhandahålls där kunden finns. Tjänsterna kan genomföras av kommunen eller välfärdsområdet eller till exempel i samarbete med organisationer eller olika religiösa samfund. Fördelen med tjänster som tillhandahålls via organisationer och olika sammanslutningar är att de ofta också når dem som kommunerna och välfärdsområdena inte når via sina egna tjänster.
Tips för att ordna uppsökande arbete:
- Planera tillsammans med lokala organisationer och aktörer lämpliga tidpunkter, platser och mål för det uppsökande arbetet. Utnyttja till exempel gemenskapsdialogen.
- När ni har funderat igenom hur det uppsökande arbetet ska genomföras, rekrytera lämpliga arbetstagare. Det är viktigt att rekrytera personer som den grupp man försöker nå har förtroende för. Personerna ska ha kunskaper i lämpliga kommunikationsmetoder och språk (till exempel teckenspråk), kulturell förståelse och lämplighet för nätverksarbete.
- Planera redan nu hur ni ska rapportera behov och frågor som uppstår i det uppsökande arbetet, så att resultaten kan utnyttjas även i andra tjänster
Samarbete med organisationer hjälper att nå målgruppen
Organisationerna kan stöda myndigheternas arbete i allvarliga störningssituationer och under undantagsförhållanden och i förberedelserna inför sådana. Organisationernas erfarenhetsexperter har en viktig roll i utvecklingen av tjänsterna och verksamheten. Människor som arbetar vid organisationer utför intressebevakningsarbete, utbildar, utvecklar tjänster och stöder människor genom att ge information och ordna verksamhet.
Mångkulturella sammanslutningar och organisationer är aktörer som ofta vet och känner till vilka behov och önskemål lokala invandrare har och till exempel vilka kanaler man kan använda för att nå dem. Ofta upplevs också dessa aktörer som tillförlitliga informationskällor, så informationen kan nå fram mer effektivt via dem. Det lönar sig att be till exempel en yrkesutbildad person inom integrationsarbetet samt kommunens eller välfärdsområdets organisationskoordinatorer om hjälp för att nå organisationer som verkar lokalt. Kontaktuppgifter till religiösa samfund finns på deras webbplatser.
Det lönar sig att vid behov utnyttja tolk vid planeringen av samarbetet.
I mångkulturella gemenskaper finns det också många så kallade nyckelpersoner som har ställning som opinionsbildare i gruppen. De kan till exempel vara religiösa ledare, inflytelserika personer, gruppmedlemmar som är aktiva i sociala medier eller till exempel gruppens äldste. Dessa personer kan kartläggas till exempel genom att fråga befintliga samarbetspartner om personer som är viktiga för samarbetet. Samarbete med nyckelpersoner bidrar till att få fram budskapet på ett effektivt sätt.
Huvudmålet med projektet Framtiden skapas utifrån erfarenheter av covid-19, som producerats av Kehitysvammaliitto ry, Institutet för hälsa och välfärd och Finlands Kommunförbund under 2021–2023, var att för personer med funktionsnedsättning och invandrare utveckla verksamhetsmodeller som stöder förmågan att klara sig i allvarliga störningssituationer och under undantagsförhållanden. Projektet finansieras av Europeiska socialfonden (ESF).
Mer information
Rieppo, Susanna (2023) Åtgärder för att personer med funktionsnedsättning och invandrare ska klara av allvarliga störningssituationer och undantagsförhållanden: Handlingskort som stöder förberedelser. Handledning 11/2023. Helsinki: Institutet för hälsa och välfärd.
Kommunikation i störningssituationer och under undantagsförhållanden
