Viestintä häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa

Viestintä on keskeisessä roolissa, kun yhteiskunnassa on tiedotettava laajasti

häiriötilanteista eli lievemmistä kriiseistä ja onnettomuuksista, jotka voidaan hoitaa viranomaisten nykyisillä toimivaltuuksilla.
poikkeusoloista eli valmiuslaissa määritellyistä tilanteista, esimerkiksi erityisen vakavasta suuronnettomuudesta tai aseellisesta hyökkäyksestä Suomeen. Poikkeusoloissa viranomaisille voidaan antaa erityisiä toimivaltuuksia.

Näistä selviytyminen edellyttää, että mahdollisimman moni ymmärtää tilannetta koskevat ohjeet ja pystyy noudattamaan niitä.

Häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa käytetään kriisiviestintää, jonka tulisi olla saavutettavaa ja monikielistä. Tällöin huomioidaan ihmisten erilaiset tarpeet, toimintarajoitteet ja esteet, jotka liittyvät tiedon saamiseen.

Oikea-aikainen ja hyvin suunniteltu tiedon välittäminen häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa tukevat ihmisen omatoimista varautumista ja tarjoavat tietoa toimintamahdollisuuksista, jos turvallisuustilanne muuttuu. Luotettavista lähteistä tarjottu tieto ehkäisee myös turhia huolia, väärinkäsityksiä ja virheellisen tiedon leviämistä. Kun viranomaistieto on saavutettavaa, ihmisen on helpompi tehdä omaa terveyttään koskevia päätöksiä itsenäisesti.

Koronaepidemian aikana opittiin, että hyvinvointialueiden ja kuntien varautumissuunnitelmissa tulisi huomioida heikommassa asemassa olevat ihmiset paremmin, jotta häiriö- ja poikkeustilanteen aikana tieto tavoittaa jokaisen.

Selko- ja monikielinen viestintä ovat osa kriisiviestintää

Lähtökohdan kriisiviestinnälle muodostaa selkeä ja ymmärrettävä yleiskieli, jossa vältetään erikoissanastoa ja vaikeita kielen rakenteita. Selkeän ja ymmärrettävän yleiskielen lisäksi tarvitaan kuitenkin myös selko- ja monikielistä viestintää, joka huomioi ihmiset, joille selkeäkin yleiskieli on liian vaikeaa ymmärtää.

Selkokieli on suomen kielen muoto, joka on mukautettu sisällöltään, sanastoltaan ja rakenteeltaan yleiskieltä luettavammaksi ja ymmärrettävämmäksi.

Selkokieleen liittyy erityisiä tekstin kieltä ja julkaisun visuaalista ulkoasua koskevia periaatteita.

Monikielistä viestintää toteutetaan useammalla kielellä. Sen kohderyhmänä ovat Suomessa asuvat, muita kuin virallisia kieliä (ruotsi, suomi, saamen kielet) puhuvat ihmiset. Kun suunnitellaan ja tehdään monikielistä viestintää, on tärkeää valita käyttöön ne kielet, joita toiminta-alueella käytetään. Tämä edellyttää alueellista (esimerkiksi kunta, hyvinvointialue) tietämystä ja tuntemusta.

Vinkkejä selko- ja monikieliseen viestintään:

Lisää selko- ja monikielisen viestinnän toteuttaminen yleiseen kriisiviestinnän suunnitelmaan.
Mieti, kenelle viestisi on tarkoitettu ja suunnittele sen sisältö kohdentaen tietylle yleisölle. Suosi selkokieltä ja muista tarvittavat kieliversiot.
Kunnioita muita: älä käytä turhia yleistyksiä, syrjivää kieltä tai kuvitusta.
Käytä moninaisuutta ilmentäviä kuvia. Selkeytä viestiäsi kuvilla.
Muista saavutettavuuteen liittyvät asiat jo viestinnän suunnitteluvaiheessa.
Valitse sopivat kanavat viestin välittämiselle. Yhdestä kanavasta viesti ei tavoita kaikkia. Kaikki eivät osaa itse hakea tarvittavaa tietoa.
Osallista kohderyhmää viestinnän suunnitteluun. Hyviä menetelmiä tähän ovat muun muassa yhteisödialogi ja yhteistyö kohderyhmän edustajien kanssa.

Käännösprosessi ja selkokielen mukauttamisen prosessi kuntoon hyvissä ajoin

Vakavissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa sujuvat ja nopeat käännös- ja mukautustyön prosessit ovat keskeisessä roolissa, jotta tieto saadaan levitykseen mahdollisimman nopeasti. Tietoa tarvitaan nopeasti ja tarkka kääntämis- ja mukautustyö varmistavat tiedon oikeellisuuden. Usein on mahdotonta kääntää tietoa kaikille mahdollisille kielille, joten selkomukautus kannattaa ottaa mukaan jo alusta asti.

Selkokielelle mukauttaminen

Selkokieli sekä ymmärtämistä tukeva ulkoasu ja mahdollinen kuvitus tulisi ottaa mukaan viestinnän suunnitteluun alusta asti.
Selkokielisiä tekstipalveluja tuottavia ammattilaisia on toistaiseksi vielä vähän. Siksi selkokielen osaamista tulisi vahvistaa omassa organisaatiossa.
Palveluna ostettavan mukautustyön laadun takeena toimii mukauttajan lupaama selkotunnus, jonka saa Selkokeskuksesta. Selkotunnus auttaa myös tunnistamaan ja löytämään selkokieliset materiaalit.
Selkokielinen teksti toimii hyvänä lähtötekstinä monikielisille käännöksille alueen tarpeiden mukaan.

Vinkkejä käännöspalvelujen käyttöön

Käytä aina ammattikääntäjää.
Käännösten ja selkomukautusten toimitusajat voivat olla pitkiä pätevyysvaatimusten mukaisilla toimijoilla. Jo sopimusvaiheessa kannattaa sopia käännöspalveluntuottajan kanssa siitä, miten kriisiviestinnässä huolehditaan mahdollisimman nopeista prosesseista.
Lähtötekstin on hyvä olla mahdollisimman selkeää kieltä, jotta käännöstyö helpottuu. Lyhyet lauseet ja ammattisanaston välttäminen helpottavat käännöstyötä.
Kun kriisiviestintää ja erilaisia ohjeita käännetään, tarkista , että käännökset ovat oikein. Käännökset kannattaa tarkastuttaa ammattikääntäjän lisäksi vähintään yhdellä kieltä osaavalla henkilöllä ennen julkaisua. Jos mahdollista, tarkastamisesta kannattaa sopia jo sopimusvaiheessa niin, että käännöspalvelun tuottaja huolehtii tarkastusprosessin. Jos tarkastus tehdään omassa organisaatiossa tai esimerkiksi järjestökumppanin kautta, kannattaa korvauksista ja tähän varattavasta työajasta sopia jo etukäteen.
Kannattaa sopia käännöstoimiston kanssa niin sanotun käännösmuistin luomisesta, jotta käännöksissä käytetään johdonmukaisesti samoja käännöksiä samoista termeistä. Jos mahdollista, kannattaa sopia, että tietyn teeman käännöksiin käytetään aina samaa kääntäjää.
Jos huomaat käännöksissä virheitä, niistä kannattaa keskustella käännöstoimiston kanssa, jotta jatkossa prosessi on sujuvampi. Virheistä on myös syytä viestiä avoimesti, jotta oikea tieto tavoittaa kohderyhmät.

Kehitysvammaliiton, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja Kuntaliiton vuosina 2021–2023 tuottama Tulevaisuutta luomassa covid-19-kokemusten pohjalta -hankkeen päätavoitteena oli kehittää vammaisten ja maahanmuuttaneiden ihmisten selviytymistä tukevia toimintamalleja vakavissa häiriötilanteissa ja poikkeusoloissa. Hanketta rahoitti Euroopan sosiaalirahasto (ESR).