Kommunikation i störningssituationer och under undantagsförhållanden
Kommunikation spelar en central roll när det i samhället behövs omfattande information om
- störningssituationer, det vill säga lindrigare kriser och olyckor som kan hanteras med myndigheternas nuvarande befogenheter
- undantagsförhållanden, det vill säga i situationer som definieras i beredskapslagen, till exempel särskilt allvarliga storolyckor eller ett väpnat angrepp mot Finland. Under undantagsförhållanden kan myndigheterna få särskilda befogenheter.
För att klara av dessa krävs att så många som möjligt förstår anvisningarna för situationen och kan följa dem.
I störningssituationer och under undantagsförhållanden används kriskommunikation som ska vara tillgänglig och på flera språk. Då beaktas människors olika behov, funktionsnedsättningar och hinder som anknyter till tillgången till information.
I störningssituationer och under undantagsförhållanden stöder informationsförmedling som sker i rätt tid och har planerats väl människans egen beredskap och erbjuder information om möjligheterna att agera om säkerhetssituationen förändras. Information från tillförlitliga källor förebygger också onödiga bekymmer, missförstånd och att felaktig information sprids. När myndighetsinformationen är tillgänglig är det lättare för människan att självständigt fatta beslut som berör den egna hälsan.
Under coronaepidemin lärde man sig att i välfärdsområdenas och kommunernas beredskapsplaner bättre beakta personer i svarare ställning så att informationen når alla i störningssituationer och under undantagsförhållanden.
Lätt och flerspråkig kommunikation en del av kriskommunikationen
Utgångspunkten för kriskommunikation är ett tydligt och begripligt standardspråk där man undviker specialterminologi och svåra språkstrukturer. Utöver ett tydligt och begripligt standardspråk behövs också kommunikation skrivet på ett lättläst språk och flera språk, som beaktar personer som har svårt att förstå även tydligt standardspråk.
Lätt språk har till sitt innehåll, ordförråd och sin struktur anpassats så att det är mer läsbart och begripligt än standardsspråket.
I ett lätt språk tillämpas särskilda principer för textens språk och publikationens visuella utseende.
Flerspråkig kommunikation genomförs på flera språk. Målgruppen är personer som bor i Finland men som talar andra språk än de officiella språken (svenska, finska, samiska). När flerspråkig kommunikation planeras och genomförs är det viktigt att välja de språk som används inom verksamhetsområdet. Detta förutsätter regional kunskap och kännedom (till exempel om en kommun, ett välfärdsområde).
Tips för lätt och flerspråkig kommunikation:
- Lägg till genomförandet av lätt och flerspråkig kommunikation i den allmänna kriskommunikationsplanen.
- Fundera på vem ditt meddelande är avsett för och planera dess innehåll för en viss grupp. Föredra ett lätt språk och kom ihåg de språkversioner som behövs.
- Respektera andra: använd inte onödiga generaliseringar, diskriminerande språk eller illustrationer.
- Använd bilder som uttrycker mångfald. Förtydliga ditt budskap med bilder.
- Kom ihåg tillgänglighetsaspekterna redan i det skede kommunikationen planeras.
- Välj lämpliga kanaler för att förmedla meddelandet. Det räcker inte med en kanal för att nå alla. Alla kan inte själva söka den information de behöver.
- Involvera målgruppen i planeringen av kommunikationen. Bra metoder för detta är bland annat gemenskapsdialog och samarbete med representanter för målgruppen.
Ordna översättningsprocessen och processen för anpassning till lätt språk i god tid
I allvarliga störningssituationer och under undantagsförhållanden spelar smidiga och snabba översättnings- och anpassningsprocesser en central roll för att information ska kunna spridas så snabbt som möjligt. Informationen behövs snabbt och noggrant översättnings- och anpassningsarbete säkerställer att informationen är korrekt. Ofta är det omöjligt att översätta information till alla möjliga språk, så det är bra att inkludera anpassning till lätt språk redan från början.
Anpassning till lätt språk
- Lätt språk och en layout och eventuella illustrationer som stöder förståelsen bör inkluderas i planeringen av kommunikationen redan från början.
- Tills vidare finns det få yrkespersoner som producerar texttjänster på lättläst språk. Därför bör kunskaperna i lätt språk stärkas i den egna organisationen.
- Som en garanti för kvaliteten på det anpassningsarbete som köps som tjänst fungerar symbolen för lättläst, som den som anpassar texter får från Selkokeskus. Symbolen för lättläst hjälper också till att identifiera och hitta lättläst material.
- Den lättlästa texten fungerar som en bra källtext för översättningar till olika språk enligt områdets behov.
Tips vid anlitande av översättningstjänster
- Anlita alltid en professionell översättare.
- Aktörer som uppfyller behörighetskraven kan ha långa leveranstider för översättningar och lättlästa anpassningar. Redan i avtalsskedet är det bra att komma överens med leverantören av översättningstjänster om hur man ser till att processerna blir så snabba som möjligt i kriskommunikationen.
- För att underlätta översättningsarbetet är det bra om källtexten är så tydlig som möjligt. Översättningsarbetet underlättas om man använder korta meningar och undviker facktermer.
- När kriskommunikation och olika anvisningar översätts, kontrollera att översättningarna är korrekta. Innan översättningarna publiceras är det bra att låta minst en person som behärskar språket kontrollera översättningarna utöver yrkesöversättaren. Om möjligt är det bra att redan i avtalsskedet avtala om granskningen så att den som producerar översättningstjänsten sköter om granskningsprocessen. Om granskningen görs i den egna organisationen eller till exempel via en organisationspartner, kan det vara bra att komma överens om ersättningar och den arbetstid som reserveras för detta redan på förhand.
- Det är bra att komma överens med översättningsbyrån om att skapa ett så kallat översättningsminne, så att man konsekvent använder samma översättningar för samma termer. Om möjligt är det bra att avtala att man alltid använder samma översättare för att översätta ett visst tema.
- Om du lägger märke till fel i översättningarna är det bra att diskutera dem med översättningsbyrån så att processen blir smidigare i fortsättningen. Det är också skäl att öppet informera om felen så att korrekt information når målgrupperna.
Huvudmålet med projektet Framtiden skapas utifrån erfarenheter av covid-19, som producerats av Kehitysvammaliitto ry, Institutet för hälsa och välfärd och Finlands Kommunförbund under 2021–2023, var att för personer med funktionsnedsättning och invandrare utveckla verksamhetsmodeller som stöder förmågan att klara sig i allvarliga störningssituationer och under undantagsförhållanden. Projektet finansieras av Europeiska socialfonden (ESF).
Mer information
Rieppo, Susanna (2023) Åtgärder för att personer med funktionsnedsättning och invandrare ska klara av allvarliga störningssituationer och undantagsförhållanden: Handlingskort som stöder förberedelser. Handledning 11/2023. Helsinki: Institutet för hälsa och välfärd.
Inkluderande verksamhetssätt i störningssituationer och under undantagsförhållanden
