Tietopyynnön käsittely ja muutoksenhaku

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 luvussa on säädetty menettelystä, jota noudatetaan silloin, kun asiakkaan tietopyyntö perustuu viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:ään tai 12 §:ään. Lain 33 §:ssä on säädetty muutoksenhausta.
Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4 luku (Finlex)

Hallintolain 34 §:n mukaisen kuulemisen yhteydessä ei edellytetä asianosaisen erillistä tietopyyntöä vaan viranomaisen on oma-aloitteisesti viran puolesta toimitettava kuulemisen kannalta tarpeellinen materiaali kokonaisuudessaan asianosaiselle tai varattava hänelle tilaisuus siihen tutustumiseen muutoin. Kuultavalta asianosaiselta voidaan kuitenkin poikkeustapauksissa myös kuulemisen yhteydessä evätä asian ratkaisuun vaikuttanutta materiaalia joko kokonaisuudessaan tai osittain, jos säädetyt edellytykset täyttyvät. Tällöin asiassa tulee noudattaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ssä säädettyä menettelyä.

Tietojen pyytäminen asiakirjasta viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:n mukaan asianosaisen tai hänen laillinen edustajansa taikka valtuutettu asiamies, joka haluaa saada tiedon asiaa käsitelleeltä tai käsittelevältä viranomaiselta saman lain 11 §:n nojalla, on yksilöitävä pyyntönsä siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Asiakkaan tietopyyntö edellytetään myös viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 12 §:ää sovellettaessa.

Tiedon pyytäjällä ei pääsääntöisesti ole velvollisuutta todistaa henkilöllisyyttään tai perustella tietopyyntöään, ellei sen selvittäminen ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto asiakirjan sisällöstä. Epävarmoissa tilanteissa edellä mainittu selvitys on syytä aina pyytää.

Salassa pidettävien asiakirjojen osalta tiedon pyytäjän on ilmoitettava tiedon käyttötarkoitus ja muut tiedon luovuttamisen kannalta merkitykselliset seikat, ellei toisin ole säädetty. Tietopyyntö voi olla joko kirjallinen tai suullinen. Hallintoasiassa kirjallinen muoto on tässäkin tapauksessa suositeltavin. Tietopyyntöä ei voi jättää käsittelemättä sillä perusteella, ettei ole käytetty tiettyä lomaketta.
OKV/1640/1/2012 ja OKV/1645/1/2013, 19.8.2014 (Finlex)

Tietojen antamisesta päättävä viranomainen

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 § 1 momentin mukaan ja lain 11 §:n tai 12 §:n mukainen tietopyyntö on tehtävä sille viranomaiselle, jonka hallussa asiakirjat ovat. Tämä viranomainen myös pääsääntöisesti päättää asiakirjojen luovuttamisesta tietopyynnön tekijälle.

Tiedon antamisesta päättää se viranomainen, jonka toimeksiannosta tai pyynnöstä asiakirja on laadittu. Asiakirjasta, joka on annettu toimeksiantotehtävää varten, (esimerkiksi sijaishuoltopaikalle luovutetut tiedot), tai joka on syntynyt toimeksiantotehtävää suoritettaessa, (esimerkiksi lausuntopyynnön perusteella laadittu lääkärinlausunto), päättää tehtävän antanut viranomainen.

Lainsäätäjän lähtökohtana on ollut, että päätöksenteko julkisuuslainsäädännön piiriin kuuluvista asiakirjoista pysyy viranomaisella esimerkiksi ostopalveluja käytettäessä. Jos viranomainen haluaa delegoida toimeksiantotehtävän suorittajalle myös oikeuden luovuttaa tietoja, tulee tämän näkyä toimeksiannon johdosta laadituista asiakirjoista. Myöhemmin käsiteltävä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 33 § mahdollistaa muutoksenhaun myös julkista tehtävää hoitavan toimeksiantotehtävän suorittajan, jollainen voi olla laitos, yhteisö, säätiö tai yksityinen henkilö, tekemästä päätöksestä.

Asiakirjan antamisesta päättää se viranomaisen palveluksessa oleva henkilö, jolle tämä tehtävä on esimerkiksi kunnan johtosäännössä määrätty. Määräyksestä huolimatta myös muilla viranhaltijoilla voi olla tilannekohtainen toimivalta ja myös velvollisuus asiakirjojen luovuttamiseen. Jos määräystä ei ole, asiakirjan luovuttamisesta päättää se henkilö, jolle tiedon luovuttaminen hänen asemansa ja tehtäviensä vuoksi muutoin kuuluu.

Määräyksen puuttuessa tai tilanteen niin vaatiessa tiedon luovuttamisesta voi siis päättää esimerkiksi johtava sosiaalityöntekijä tai muu johtava viranhaltija taikka lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä. Oikeus päättää tiedon luovuttamisesta voi olla myös useammalla viranhaltijalla samanaikaisesti ja luonnollisesti myös sosiaalihuollosta vastaavalla toimielimellä. Kuitenkin erityisesti niissä tilanteissa, kun tietopyyntö liittyy asiaan, jota lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä on parhaillaan valmistelemassa, on perusteltua, että tietojen luovuttamisesta päättää valmisteleva taho.

Silloin, kun asianosaisen viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:n mukainen tietopyyntö kohdistuu asiakirjoihin, jotka sisältävät toista henkilöä koskevaa salassa pidettävää tietoa, niin kuin usein tilanne lastensuojelussa on, myös tätä henkilöä on kuultava hallintolain 34 §:ssä tarkoitetulla tavalla ennen päätöksentekoa.

Tietopyynnön käsittelyaika

Viranomaiseen tullut tietopyyntö on käsiteltävä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n 4 momentin mukaan viivytyksettä. Julkisesta asiakirjasta tieto on annettava viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnöstä. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja, kuten lastensuojelun asiakirjoihin kaikissa tapauksissa, taikka asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työpanoksen, on tiedot luovutettava viimeistään kuukauden kuluessa.

Edellä mainitut määräajat ovat enimmäisaikoja. Lähtökohtana tuleekin olla, että riidattomat tietopyynnöt käsitellään ja ratkaistaan ilman aiheetonta viivästystä joko luovuttamalla pyydetyt tiedot tai tekemällä jäljempänä selostetuin tavoin päätös tietojen luovuttamatta jättämisestä.

Eduskunnan oikeusasiamies on eräässä ratkaisussaan (EOA 27.11.1990) katsonut, että tietopyyntöä koskeva asia on ratkaistava ensiasteessa samana päivänä tai tavanomaista vaikeamman asian ollessa kysymyksessä muutaman päivän kuluessa, jos asian käsittelylle ei ole em. ylivoimaisia käytännöllisiä esteitä.

Apulaisoikeuskansleri (AOA) totesi ratkaisussaan 28.10.2014(OKV/1397/1/2012 ja OKV/1398/1/2012, Finlex), että perusturvakeskuksella ei ollut lainmukaista syytä asiakirjojen antamisen viipymiselle. Kantelija oli pyytänyt perusturvakeskukselta mm. lastensuojelun asiakaskertomuksia. Asiakirjapyynnön tekemisen tarkkaa ajankohtaa ei voitu selvittää, mutta selvityksen perusteella asiakirjojen lähettämiseen oli mennyt vähimmilläänkin yli kolme kuukautta. AOA kiinnitti perusturvakeskuksen huomiota mm. viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:ään (Finlex; asiakirjan antamisesta päättäminen ja asiakirjan antaminen).

Lastensuojelun asiakirjoissa on kuitenkin aina kyse asiakirjoista, joihin sisältyy salassa pidettävää tietoa ja yleensä myös muita henkilöitä kuin pyytäjää itseään koskevia merkintöjä. Tästä syystä asiakirjat on käytävä huolellisesti ja ajan kanssa läpi, ettei viranomainen luovuta pyytäjälle epähuomiossa tietoa, johon hänellä ei ole oikeutta. Asiakirjojen huolellinen läpikäynti tietojen luonteen arvioimiseksi on perusteltua sekä tietojen luovuttajan että sen henkilö, jota tiedot koskevat, oikeusturvan kannalta.

Asiakirjan antamistavat

Asiakirjojen antamistavoista on säännelty viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:ssä. Tieto viranomaisen asiakirjan sisällöstä voidaan antaa pyytäjälle suullisesti, kopiona tai tulosteena tai varaamalla tiedon pyytäjälle tilaisuus tutustua ja jäljentää asiakirja viranomaisen luona taikka kuunnella se, jos kysymyksessä on äänitallenne.

Lähtökohtana asiakirjan antamistavan valinnassa tulee olla tietopyynnön tehneen ilmoittama tapa. Viranomaisen on annettava tiedot pyytäjälle hänen haluamallaan tavalla, ellei ole olemassa erityistä perustetta siitä poikkeamiseen. Poikkeaminen pyytäjän valinnan vapaudesta on mahdollista tilanteissa, joissa pyynnön noudattaminen asiakirjan suuren määrän tai kopioinnin vaikeuden tai muun niihin rinnastettavan syyn vuoksi aiheuttaa kohtuutonta haittaa viranomaiselle esim. jos tietopyynnön toteuttaminen halutulla tavalla veisi kohtuuttomassa määrin työntekijän aikaa ja haittaisi muiden työtehtävien suorittamista. Tällöin asiakkaalle on esitettävä vaihtoehtoinen tapa tietoon tutustumiseen.

Salassapitomerkintä

Jos viranomainen suostuu tietopyyntöön ja asiakirja luovutetaan pyytäjän haltuun kopiona tai tulosteena, on luovutettaviin asiakirjoihin, jotka sisältävät toisen tai yleisen edun vuoksi salassa pidettävää tietoa, tehtävä viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 25 §:n mukainen salassapitomerkintä. Salassapitomerkintä on tehtävä myös kuulemisen yhteydessä luovutettavaan vastaavaan asiakirja-aineistoon.

Päätös tietojen luovuttamatta jättämisestä

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain periaatteiden mukaisesti asiakirjojen julkisuus on pääsääntö, josta voidaan kuitenkin laissa säädetyin edellytyksin poiketa toisen tai yleisen edun turvaamiseksi. Tällöin on noudatettava laissa säädettyä menettelyä tietojen pyytäjän oikeusturvan toteutumisen varmistamiseksi. Samaa menettelyä on noudatettava silloin, kun kuultavalta jätetään luovuttamatta kuulemismateriaaliin kuuluvia tietoja.

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 14 §:n mukaan viranhaltijan tulee ilmoittaa kieltäytymisen syy tiedon pyytäjälle, jos viranhaltija kieltäytyy antamasta suullisesti tai kirjallisesti pyydettyä tietoa. Päätöksen perusteleminen, eli kieltäytymisen perusteena olevien tosiseikkojen ja säännösten ilmaiseminen, on yleinen virkavelvollisuus. Jos tietopyyntö on ollut kirjallinen, ilmoituksen perusteluineen tulee olla kirjallinen, muissa tapauksissa suullinen ilmoitus on riittävä. Syynä tiedon luovuttamatta jättämiseen voi olla esim. se, että tiedon luovuttaminen on kyseenä olevassa tilanteessa vastoin lapsen etua.

Ilmoittaessaan tietojen luovuttamatta jättämisestä viranhaltijan on samalla kerrottava tiedon pyytäjälle, että hän voi saada tietojen luovuttamatta jättämisestä valituskelpoisen hallintopäätöksen ja annettava pyytäjälle ohje siitä, miten hänen on asiassa meneteltävä silloin, kun tietopyyntö on ollut suullinen. Jos tietopyyntö on kirjallinen, on viranhaltijan ilmoittaessaan pyytäjälle tietojen luovuttamatta jättämisestä samalla tiedusteltava, haluaako hän asian siirrettäväksi viranomaisen ratkaistavaksi. Silloin kun tietopyynnön on esittänyt 15 vuotta täyttänyt lapsi, jolla on hallintolain 14 § 3 momentin mukaan itsenäinen puhevalta hallintoasiassa, on myös hänellä oikeus saada asia viranomaisen ratkaistavaksi. Tiedon pyytäjälle on annettava tieto myös käsittelyn johdosta mahdollisesti perittävistä maksuista.

Tietopyynnön tekijän vaatimuksesta tai viranhaltijan siirron perusteella tietojen luovuttamista koskevassa asiassa toimivaltaisen tahon antaman päätöksen tulee olla perusteltu siten, että siitä ilmenee kiellon perusteena olleet tosiseikat ja säännökset. Päätökseen tulee liittää valitusosoitus ja se on annettava päätöstä pyytäneelle taholle tai muulle asianosaiselle todisteellisesti tiedoksi siten kuin hallintolain 60 §:ssä on säädetty.

Päätös muuta henkilöä koskevan tiedon luovuttamisesta

Asianosaisen viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 §:n mukainen tietopyyntö voi kohdistua myös asiakirjaan, joka sisältää muuta henkilö koskevaa salassa pidettävää tietoa. Tätä henkilöä on kuultava ennen päätöksen tekemistä toisen asianosaisen tietopyynnön johdosta. Jos viranomainen suostuu asianosaisen tietopyyntöön, niin asiassa on myös näissä tilanteissa tehtävä valituskelpoinen perusteltu hallintopäätös, josta ilmenee tiedon antamisen perusteena olleet tosiseikat ja säännökset. Tähänkin päätökseen tulee liittää valitusosoitus ja se on annettava todisteellisesti tiedoksi myös henkilölle, jonka salassa pidettäviä tietoja asiakirja sisältää.

Muutoksenhaku tietopyyntöä koskevaan päätökseen

Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 33 §:n mukaan edellä tarkoitetuista päätöksistä voidaan hakea muutosta hallinto-oikeudelta ja edelleen korkeimmalta hallinto-oikeudelta. Muutoksenhaku on edellä mainitun pykälän perusteella mahdollista viranomaisten päätöksen lisäksi myös julkista tehtävää hoitavan laitoksen, yhteisön, säätiön tai yksityisen henkilön tekemästä päätöksestä. Valitusaika on 30 päivää päätöksen tiedoksisaannista tätä päivää lukuun ottamatta.

Valituksen saa tehdä sekä päätöksestä, jolla viranomainen on kieltäytynyt antamasta tietoa että päätöksestä, jolla tieto on pyynnöstä annettu. Päätöksestä, jolla tieto on päätetty jättää luovuttamatta, voi hakea muutosta se henkilö, joka tietopyynnön on esittänyt tai tietojen antamisesta kieltäytynyt viranomainen, jos muutoksenhakuviranomainen katsoo, että tiedot olisi pyynnön mukaisesti luovutettava. Niissä tapauksissa, joissa toisen henkilön salassa pidettävää tietoa on pyynnön mukaisesti päätetty antaa, muutoksenhakuoikeus on sillä henkilöllä, jota tiedot koskevat.

Päätöstä ei saa hallintoprosessilain mukaan lähtökohtaisesti panna täytäntöön ennen kuin se on saanut lainvoiman.
Laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 122 § (Finlex)

Lainvoimaiseksi päätös tulee, jos siihen ei haeta muutosta valitusajan kuluessa tai viimeistään silloin, kun korkein hallinto-oikeus antaa asiassa päätöksensä. Kiellolla panna päätös täytäntöön ennen sen lainvoimiseksi tuloa on merkitystä erityisesti niissä tilanteissa, joissa toista koskevaa salassa pidettävää tietoa on lain sallimissa tilanteissa annettu päätöksen perusteella tiedon pyytäjälle.

Tekstin on laatinut VT Mirjam Araneva,  SOS-lapsikylä

Päivitetty: