Etukäteismateriaalit ennen tapaamista

Henkilön kädet pitelevät verkkosivulla liitteenä olevaa Etukäteiskirje lapselle 1 tulostetta.

Tämän sivun sisältö

Tällä sivulla kerrotaan etukäteismateriaalien tärkeydestä asiakkaalle tämän osallisuuden ja vammaissosiaalityön asiakasprosessin sujuvuuden kannalta.

Sivun lopussa on valmiita etukäteismateriaalipohjia, joita on helppo muokata omaan asiakastyöhön sopiviksi.

Etukäteismateriaaleista on toteutettu myös selkokielisiä versioita, jotka ovat saaneet Selkokeskuksen selkotunnus-merkinnän.

Työntekijä valmistautuu tapaamiseen asiakkaan kanssa  perehtymällä asiakkaan aikaisempiin tietoihin ja asiakkaalta saamiinsa dokumentteihin. 

Asiakkaalla ei sen sijaan ole materiaalia käytettävissään tapaamiseen valmistautumiseen, jos työntekijä ei sitä hänelle lähetä.  Asiakkaalla pitää kuitenkin olla oikeus valmistautua tapaamiseen etukäteen, sillä tapaamisissa päätetään usein asiakkaan elämää koskevista palveluista ja tukitoimista.

Usein työntekijä on soittanut asiakkaalle varatakseen tapaamisajan ja kertonut tapaamisen tarkoituksesta puhelimitse. Tällöin etukäteen lähetettävä kirjallinen materiaali täydentää ja muistuttaa tapaamisaikaa varattaessa sovituista asioista. 

Asiakas tarvitsee tietoa vammaissosiaalityön prosessista

Asiakkaalla on oikeus tietää hänelle sovitun tapaamisen aihe ja tarkoitus. Työntekijä voi ennen tapaamista lähettää asiakkaalle kirjeen, jossa hän käy nämä asiat läpi.

Etukäteismateriaali lisää asiakkaan osallisuutta tapaamisessa:

  • Kun tieto lähetetään asiakkaalle kirjallisena, asiakas voi palata siihen tarvittaessa.
  • Kirjeen avulla voidaan lisätä asiakkaan ymmärrystä omasta prosessistaan ja erilaisista palvelumahdollisuuksista. Tällöin tapaamisessa päästään keskustelemaan olennaisista asioista ja hyödyntämään kummankin osapuolen asiantuntemusta tehokkaasti.
  • Etukäteistieto palaverin sisällöstä voi myös vähentää asiakkaan jännitystä ja tehdä osallistumisen tapaamiseen helpommaksi.

Kirje on merkityksellinen asiakkaalle

Kirjeessä on mahdollisuus viestiä asiakkaalle tärkeistä asioista. Esimerkiksi vammaisen lapsen vanhemmille osoitetussa kirjeessä voidaan painottaa lapsen läsnäolon myönteistä merkitystä ja samalla kertoa, että lapsen ollessa läsnä ei keskustella esimerkiksi vanhempien jaksamisen kysymyksistä.

Kirjeessä voidaan korostaa asiakkaan roolia miettimällä, kenelle se osoitetaan. Asiakkaan osallisuutta tukee, kun kirje osoitetaan suoraan hänelle iästä ja vammasta huolimatta. Toisaalta voidaan pohtia, voisiko kirjeen lähettää erikseen sekä asiakkaalle että hänen omaisilleen.

Etukäteismateriaali on hyvä lähettää, vaikka ei olisi varmuutta siitä, ymmärtääkö asiakas kirjeen merkitystä. Asiakkaalle voi olla merkityksellistä jo se, että hänelle on osoitettu oma kirje. 

Kirjeen tulee olla selkeä

Kirjeessä käytetyn kielen täytyy olla selkeää ja vaikeat käsitteet pitää selittää. Kirjeissä kannattaa myös käyttää kuvia. Tässä voi hyödyntää esimerkiksi Papunetin kuvapankkia.
Kuvapankki (Papunet)

Kirjeen sisältöä sekä kuvien ja tekstin suhdetta pitää pohtia ja muokata asiakkaan toimintakyvyn mukaan. Joskus asiakas voi kommunikoida pääasiallisesti kuvilla, toisinaan taas nimenomaan sanat auttavat hahmottamaan tilannetta paremmin.

Myös kuva työntekijästä voi helpottaa tutustumista. Jos tapaaminen tapahtuu toimistolla, kuva toimistohuoneesta voi auttaa.

Asiakas tarvitsee materiaalia valmistautuakseen tapaamiseen

Kirjeen liitteenä on hyvä lähettää myös muita asiakkaan valmistautumista helpottavia materiaaleja.

Valmistautumismateriaalit voivat auttaa asiakasta hahmottamaan ja sanoittamaan omaa avun tarvettaan. Oman avun tarpeen kuvaaminen voi olla helpompaa jonkin materiaalin tai välineen avulla kuin tyhjälle paperille.

Valmistautumismateriaali voi olla tilanteesta riippuen jokin itsearviointilomake, lapsen osallisuutta vahvistava väline (esim. Minun päiväni -lomake), palvelusuunnitelmalomake, kuvallinen palvelusuunnitelmapohja tai työntekijän käyttämä palaverin runko.
Minun päiväni -lomake (Pesäpuu)

Jos asiakkaalle lähetetään joitakin ennakkoon täytettäviä materiaaleja, täytyy kirjeessä kertoa tarkasti niiden roolista tapaamisessa ja asiakkaan prosessissa. Asiakkaan on tärkeää tietää, pitääkö materiaalit täyttää hyvin harkiten ja tarkasti, vai onko materiaali tarkoitettu lähinnä asiakkaan oman pohtimisen ja muistamisen tueksi.

Etukäteismateriaalit asiakkaalle lähetettäväksi

Alla on esimerkkejä kirjeistä ja muista materiaaleista, joita vammaissosiaalityössä lähetetään asiakkaille ennen tapaamista. Materiaalit ovat valmiita ja helposti käyttöön otettavissa, jotta niiden lähettäminen asiakkaalle olisi mahdollisimman sujuvaa. 

Näitä materiaaleja voi tallentaa omalle koneelle ja muokata niitä kuhunkin tilanteeseen sopivaksi. 

Materiaalit on hyvä lukea huolella läpi aina ennen niiden lähettämistä ja muokata niitä asiakkaan tilanteeseen sopivaksi. Näin on hyvä varmistaa, että kirjeessä on kullekin asiakkaalle olennaiset asiat, eikä jotain asioita, jotka hämmentäisivät asiakasta jos niistä ei ole puhuttu.

Materiaalit on suunniteltu erilaisiin tarkoituksiin

  • lähetettäväksi asiakkaalle ennen tapaamista
  • palvelutarpeen arviointiin valmistautumisen avuksi
  • palvelusuunnitelman tekemisen valmistautumisen tueksi.

Lasten materiaalit

Aikuisten materiaalit

Lasten vanhemmille suunnattu materiaali

Selkokielisiä etukäteismateriaaleja

Nämä materiaalit täyttävät selkokielen kriteerit ja niille on myönnetty selkotunnus.

Lähteet

Materiaalit on tuotettu VamO-hankkeessa.
Tekijät:
Katariina Kontu, Eteva
Katriina Kunttu, Eksote
Nelli Lindroos, Rovaniemen kaupunki
Heli Pitkänen, Eksote
Heli Ronimus, Espoon kaupunki

VamO-hanke (Innokylä)

 

Logoja: VamO, Euroopan sosiaalirahasto, Vipuvoimaa EU:lta.

Päivitetty: