Hantering av klientrelation
Klientarbete inom socialvården är att möta människor, men eftersom det är fråga om myndighetsverksamhet är det strukturerat som behandling av förvaltningsärenden och verkställande av beslut.
Praxis för strukturerad dokumentation
Bekanta dig med dokumentationen av klientarbetet med hjälp av exempel.
Klientens grundläggande uppgifter och uppgifter om klientrelationen hålls alltid uppdaterade
Klientens grundläggande uppgifter och klientrelationsuppgifter hålls uppdaterade i klientdatasystemet med hjälp av en klientrelationshandling. Med klientens grundläggande uppgifter avses till exempel klientens kontaktuppgifter, uppgifter om klientens lagliga företrädare och uppgifter om språk, civilstånd och spärrmarkeringar. Uppgifterna antecknas efter behov.
Med klientrelationsuppgifter avses
- inlednings- och avslutningsdatum för klientrelationen inom socialvården
- eventuellt inlednings- och avslutningsdatum för en klientrelation inom barnskyddet samt
- uppgifter om tjänsteanordnaren och den egna kontaktpersonen
- uppgifter om vid vilka serviceenheter de tjänster som klienten beviljats tillhandahålls. Uppgiften om serviceenhet är viktig eftersom den används för att verifiera att det finns en saklig anknytning mellan den anställda och klienten, vilket är en förutsättning för behandlingen av klientuppgifter.
Klientrelationshandlingen uppdateras alltid vid behov när det sker förändringar i ovan nämnda uppgifter. Motiveringarna till att klientrelationen avslutas antecknas i klientrelationshandlingen.
Klientrelationshandlingen består av klientens grundläggande uppgifter, uppgifter om tjänstetillhandahållare samt övriga uppgifter om hanteringen av klientrelationen. Klientrelationshandlingen visas inte som sådan för klienten i MittKanta. I MittKanta ser klienten inlednings- och avslutningsdatumet för socialvården, den egna kontaktpersonens namn och kontaktuppgifter samt inlednings- och avslutningsdatum för en klientrelation inom barnskyddet.
Nödvändiga uppgifter ska antecknas i klienthandlingarna
Inom socialvården kan ett ärende inledas till exempel genom en ansökan från klienten. Då öppnas ett ärende för klienten i informationssystemet och lagras i en ärendehandling. Detta gör det lättare att uppfatta handlingshelheter i informationssystemet och klientdatalagret.
Ärendet namnges genom att välja det mest beskrivande namnet från klassifikationen. Till samma ärende fogas de handlingar, såsom beslut och anteckningar, som uppkommer vid behandlingen av samma ärende (till exempel ”socialvårdsärende förknippat med en akut kris” eller ”socialvårdsärende förknippat med vård och omsorg”). Klienten kan ha flera ärenden under behandling, även med samma namn.
Vissa stödbehov som hanteras inom socialvården är gemensamma för flera klienter, till exempel medlemmar i samma familj. I så fall öppnas ett ärende som är gemensamt för alla klienter. Detta gör det möjligt att upprätta gemensamma handlingar för alla klienter.
Flexibilitet att röra sig mellan faserna i ärendehanteringen
Behandlingen av ett ärende som inletts inom socialvården sker i faser som omfattar olika uppgifter och mål. Man kan flexibelt röra sig mellan dessa faser om det är ändamålsenligt i klientens situation.
