Asiakkuuden hallinta
Sosiaalihuollon asiakastyö on ihmisten kohtaamista, mutta koska kyse on viranomaistoiminnasta, se jäsentyy hallintoasian käsittelynä ja tehtyjen ratkaisujen toimeenpanona.
Asiakkaan perustiedot ja asiakkuuteen liittyvät tiedot pidetään aina ajan tasalla
Asiakkaan perustietoja ja asiakkuustietoja pidetään ajan tasalla asiakastietojärjestelmässä asiakkuusasiakirjan avulla. Asiakkaan perustiedoilla tarkoitetaan esimerkiksi asiakkaan yhteystietoja, tietoja asiakkaan laillisista edustajista ja kieli-, siviilisääty- ja turvakieltotietoja. Tietoja kirjataan tarpeen mukaan.
Asiakkuustiedoilla tarkoitetaan
- sosiaalihuollon asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärää
- mahdollista lastensuojelun asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivämäärää sekä
- palvelun järjestäjän ja omatyöntekijän tiedot
- tietoja sitä, missä palveluyksiköissä asiakkaalle myönnettyjä palveluja toteutetaan. Tieto palveluyksiköstä on tärkeä, koska sitä käytetään työntekijän ja asiakkaan välisen asiayhteyden todentamiseen, mikä on edellytys asiakastietojen käsittelylle.
Asiakkuusasiakirjaa päivitetään aina tarvittaessa, kun edellä mainituissa tiedoissa tapahtuu muutoksia. Asiakkuuden päättymisen perustelut kirjataan asiakkuusasiakirjalle.
Asiakkaan perustiedot, palvelunantajia koskevat tiedot sekä muut asiakkuuden hallinnan tiedot muodostavat asiakkuusasiakirjan. Asiakkuusasiakirjaa ei sellaisenaan näytetä asiakkaalle OmaKannassa. OmaKannasta asiakas näkee sosiaalihuollon alkamis- ja päättymispäivän, omatyöntekijän nimen sekä yhteystiedot ja lastensuojelun asiakkuuden alkamis- ja päättymispäivät.
Tarpeelliset tiedot on kirjattava asiakasasiakirjoille
Sosiaalihuollossa asia voi tulla vireille esimerkiksi asiakkaan hakemuksella. Tällöin asiakkaalle avataan tietojärjestelmässä asia, ja se tallennetaan asia-asiakirjalle. Tämä helpottaa asiakirjakokonaisuuksien hahmottamista tietojärjestelmässä ja asiakastietovarannossa.
Asia nimetään valitsemalle sille mahdollisimman kuvaava nimi luokituksesta. Saman asian (esimerkiksi ”äkilliseen kriisiin liittyvä sosiaalihuollon asia” tai ”hoivaan ja huolenpitoon liittyvä sosiaalihuollon asia”) käsittelyssä syntyvät asiakirjat, kuten päätös ja asiakaskertomusmerkinnät, liitetään samaan asiaan. Asiakkaalla voi olla käsittelevänä useita, myös samannimisiä, asioita.
Jotkin sosiaalihuollossa käsiteltävistä tuen tarpeista ovat yhteisiä useammalle asiakkaalle, esimerkiksi saman perheen jäsenille. Tällöin asia avataan yhteiseksi kaikille asiakkaille. Tämä mahdollistaa sen, että kaikille asiakkaille voidaan laatia yhteisiä asiakirjoja.
Asiankäsittelyn vaiheiden välillä voi liikkua joustavasti
Sosiaalihuollossa vireille tulleen asian käsittely jäsentyy vaiheisiin, joihin sisältyy erilaisia tehtäviä ja tavoitteita. Vaiheiden välillä voi liikkua joustavasti siten kun se on asiakkaan tilanteessa tarkoituksenmukaista.
